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Synchronisation avec des logiciels comptables

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La synchronisation comptable permet à Coolbill d’envoyer automatiquement vos documents (factures de vente, d’achat, notes de crédit…) vers le logiciel de votre comptable.

La plupart des logiciels comptables disposent d’une adresse e-mail dédiée pour recevoir des documents (PDF, UBL ou Peppol). Les fichiers envoyés via cette adresse sont ensuite intégrés automatiquement dans le logiciel du comptable.

Ce guide explique comment connecter Coolbill à un logiciel de comptabilité (Horus, WinBooks, ClearFacts, etc.) et comment fonctionne la synchronisation automatique des factures.

1. Limitations et prérequis

Limitations :

  • Les synchronisations sont possibles pour :
    • Factures de vente
    • Notes de crédit
    • Factures d’achat (formats limités)
    • Notes de frais
  • Mode de synchronisation disponible actuellement :
    • Email

Prérequis :

Vous devez disposer d’au moins une adresse mail de réception fournie par votre comptable. C’est sur cette adresse mail que seront transmis les documents, en pièces jointes.

2. Activer la synchronisation

a) Accéder aux réglages de votre société

  • Cliquez sur Configurer la synchronisation :

Puis sur Ajouter une synchronisation :

b) Choisir le logiciel

  • Sélectionnez le logiciel de votre comptable dans la liste (Horus, WinBooks, ClearFacts, etc.) :
  • Cochez les documents que vous souhaitez synchroniser et indiquez l’adresse mail de réception correspondante fournie par votre comptable
  • Cliquez sur Enregistrer

c) Configurer les options

  • Types de documents : Choisissez les documents à synchroniser (factures, notes de crédit, achats…)
  • Formats : Sélectionnez le format d’export que votre comptable recevra (PDF, UBL, Peppol, etc.). Demandez conseil à votre comptable. En général, nous recommandons le format Peppol qui est bien reconnu par les logiciels comptables.

3. Que va-t-il se passer ensuite ?

  • Dès qu’une facture est validée dans CoolBill, elle sera envoyée automatiquement à votre logiciel de comptabilité.
  • Si vous modifiez une facture déjà envoyée, elle peut être renvoyée (selon vos réglages).
  • Les notes de crédit sont aussi envoyées automatiquement.
  • Les factures d’achat peuvent être synchronisées selon le format choisi.
    • Lorsque Peppol est activé, la facture sera synchronisée automatiquement à la réception.

Important : L’envoi d’une facture par email ou via Peppol ne déclenche PAS la synchronisation comptable. La synchronisation est lancée au moment de la validation de la facture (lorsqu’elle passe du statut Brouillon -> Impayée) ou lors de sa modification.

4. Où voir l’historique et vérifier que tout fonctionne ?

  • Dans l’onglet Historique de la page Synchronisation, vous voyez la liste de tous les envois.
  • Chaque ligne indique si l’envoi a réussi, échoué, ou est en attente.

5. En cas de problème

  • Vérifiez que les informations de connexion sont correctes (demandez à votre comptable si besoin)
  • Pour toute question, contactez le support CoolBill à support@coolbill.be.

6. Annexe

Désactiver la modification d’une facture validée

Cette option permet de contrôler ce qu’il se passe lorsqu’une facture déjà validée est modifiée.

  • Option activée – “Autoriser les modifications de factures validées et les resynchroniser automatiquement”
    Vous pouvez modifier une facture même après sa validation. À chaque modification, Coolbill renverra automatiquement la facture mise à jour vers le logiciel comptable.
  • Option désactivée
    Les factures validées deviennent verrouillées. Elles ne peuvent plus être modifiées directement. Toute correction doit se faire via une note de crédit, conformément aux bonnes pratiques comptables.

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