Rappels automatiques

CoolBill vous permet de configurer des rappels automatiques pour vos factures impayées. Cette fonctionnalité vous fait gagner du temps en envoyant automatiquement des emails de rappel à vos clients lorsque leurs factures ne sont pas payées à temps.

Accéder à la configuration

1. Connectez-vous à votre compte CoolBill
2. Cliquez sur « Paramètres » dans le menu principal
3. Sélectionnez « Rappels automatiques » dans le sous-menu

Activation des rappels automatiques

Avant de configurer vos rappels, vous devez activer la fonctionnalité :

1. En haut de la page, activez l’interrupteur « Activer les rappels automatiques »
2. Le système vérifiera quotidiennement vos factures impayées et enverra les rappels selon vos paramètres

Configuration de base

Base de calcul du retard

Choisissez comment CoolBill doit calculer le retard de paiement :

• Date de facture : Le délai commence à partir de la date d’émission de la facture
• Date d’échéance (recommandé) : Le délai commence à partir de la date d’échéance indiquée sur la facture

Conseil : La plupart des entreprises utilisent la « Date d’échéance » pour respecter les conditions de paiement convenues avec leurs clients.

Configuration des niveaux de rappel

Vous pouvez configurer plusieurs niveaux de rappel avec des messages différents. Par exemple :

• Un rappel gentil après quelques jours de retard
• Un rappel plus ferme après plusieurs semaines
• Un rappel final avant des actions supplémentaires

Ajouter un niveau de rappel

1. Cliquez sur le bouton « Ajouter un rappel »
2. Une nouvelle carte de rappel apparaît avec les paramètres par défaut

Configurer un niveau de rappel

Chaque niveau de rappel comprend :

1. Délai de déclenchement

• Déclencher après : Indiquez le nombre de jours après la date de référence (date de facture ou date d’échéance) pour envoyer ce rappel
• Par exemple : « 5 » jours pour un premier rappel, « 15 » jours pour un deuxième rappel, etc.

2. Activation

• Utilisez l’interrupteur « Actif » pour activer ou désactiver temporairement ce niveau de rappel sans le supprimer

3. Message du rappel

C’est ici que vous personnalisez le contenu de l’email envoyé à votre client.

Éditeur de texte riche :

• Mettez en forme votre texte (gras, italique, listes, etc.)
• Ajoutez des liens hypertextes
• Structurez votre message avec des paragraphes clairs

Variables disponibles : CoolBill vous propose des variables pratiques que vous pouvez insérer dans votre message. Ces variables seront automatiquement remplacées par les informations réelles de la facture :

• Numéro de la facture (ex: F-2024-001)
• Date d’émission de la facture (ex: 15/01/2024)
• Date d’échéance de la facture (ex: 15/02/2024)
• Montant total de la facture (ex: 1.250,00 €)
• Montant restant dû (ex: 850,00 €)
• Nombre de jours de retard (ex: 15 jours)
• Nom de votre client (ex: Société ABC)
• Nom de votre société (ex: Votre Société)

Comment insérer une variable :

1. Cliquez sur la variable dans la liste « Variables disponibles »
2. Ou glissez-déposez la variable directement dans l’éditeur

Aperçu du message

Avant d’enregistrer, vous pouvez visualiser votre message avec des données d’exemple :

1. Cliquez sur le bouton « Aperçu » sous l’éditeur de message
2. Un aperçu s’affichera avec toutes les variables remplacées par des valeurs réalistes
3. Cela vous permet de vérifier la mise en forme et le contenu final

Désactiver le rappel automatique sur une facture

Lorsque les rappels automatiques sont activés, vous avez toujours la possibilité de désactiver le rappel automatique par facture.

Lorsque vous êtes sur une facture impayée, vous verrez le cadre « Rappels automatiques » dans lequel vous pourrez désactiver les rappels pour cette facture :

Bonnes pratiques

Stratégie de rappel efficace

1. Commencez gentiment : Le premier rappel doit être courtois et compréhensif
2. Augmentez progressivement le ton : Les rappels suivants peuvent être plus fermes
3. Soyez professionnel : Maintenez toujours un ton professionnel et respectueux
4. Proposez des solutions : Mentionnez toujours comment le client peut régler la facture
5. Restez concis : Les messages doivent être clairs et directs

Fonctionnement automatique

Une fois configurés, les rappels fonctionnent automatiquement :

1. Vérification quotidienne : CoolBill vérifie chaque jour les factures impayées
2. Détection des retards : Pour chaque facture en retard, le système vérifie si un rappel doit être envoyé
3. Envoi des emails : Les rappels sont envoyés selon les délais que vous avez configurés
4. Journalisation : Tous les rappels envoyés sont enregistrés dans l’historique de la facture