Les statuts d’une facture

Lorsque vous créez une facture, celle-ci passe par différents statuts tout au long de son cycle de vie.
Chaque statut a un rôle précis et détermine ce que vous pouvez (ou non) faire avec la facture.

Brouillon

Le statut Brouillon est le statut par défaut lors de la création d’une facture.

• Le contenu de la facture est entièrement modifiable
• Aucune numérotation définitive n’est appliquée
• La facture n’a aucune valeur comptable à ce stade

Lorsque la facture est complète et ne doit plus être modifiée, vous pouvez la valider afin de la faire passer au statut Impayée (bouton Valider sur la fiche de la facture).

Impayée

Le statut Impayée correspond à une facture validée mais non encore payée.

• La facture est figée (plus de modification possible*)
  • *Sauf si elle n’a pas encore été envoyée à votre comptable ou sur le réseau Peppol
• Un numéro définitif est attribué
• Elle peut être :
  • exportée en PDF
  • imprimée
  • envoyée au client (email, Peppol, etc.)
• Elle a une valeur comptable et fiscale

Il ne vous restera plus qu’à encoder votre/vos paiement(s) afin que votre facture passe au statut final « Payée ».

Payée

Le statut Payée est atteint automatiquement lorsque 100 % du montant de la facture a été couvert par un ou plusieurs paiements.

• La facture est considérée comme soldée
• Aucun paiement supplémentaire ne peut être encodé
• Toute correction doit passer par une note de crédit

Ce statut représente l’état final normal d’une facture.

Abandonnée

Le statut Abandonnée permet de clôturer une facture non payée sans la supprimer.

Ce statut est utile dans les cas suivants :

• le client ne donnera jamais suite
• la facture a été envoyée par erreur
• le projet est annulé
• le client est insolvable ou injoignable
• vous souhaitez nettoyer vos factures impayées sans fausser l’historique

Points importants à comprendre

• Une facture abandonnée :
  • reste visible dans l’historique
  • n’est pas supprimée
  • ne sera jamais payée
• Elle n’est pas comptabilisée comme payée
• Elle permet de garder une traçabilité claire sans modifier ou supprimer des documents

Différence avec une note de crédit

• Abandonnée : facture jamais payée → on la clôture telle quelle
• Note de crédit : facture payée ou comptabilisée → on la corrige légalement

Si une facture a déjà été comptabilisée ou déclarée, il faut utiliser une note de crédit, pas le statut Abandonnée.

Bonnes pratiques

• Ne supprimez jamais une facture validée
• Utilisez :
  • Abandonnée pour une facture impayée sans suite
  • Note de crédit pour corriger une facture existante
• Gardez un historique propre : cela facilite la comptabilité, les contrôles et les échanges avec votre comptable