Générateur de numérotation des documents

Ce module vous permet de définir un format de numérotation clair, unique et conforme à la législation pour vos documents (factures, devis, bons de commande, abonnements).

Pourquoi des numéros uniques et qui se suivent

• Conformité légale (Belgique):
  • Les documents doivent être numérotés de façon unique, chronologique et continue.
  • Les numéros des documents annulés doivent être conservés.
  • Les numéros ne peuvent pas être modifiés après validation.
• Traçabilité:
  • Inclure l’année (et éventuellement le mois) rend les numéros lisibles et vérifiables.
• Simplicité opérationnelle:
  • La séquence garantit qu’aucun numéro ne sera réutilisé ou perdu.

Accéder au construcuteur de numérotation

Allez dans le menu des paramètres, puis dans « Ma société » :

Dans le cadre « Coordonnées professionnelles », sélectionnez « Modifier la numérotation » :

Vue d’ensemble de l’interface

• Palette d’éléments (en haut): glissez-déposez des éléments pour composer votre format.
  • Numéro de client.
  • Type de document (F, FA, FAC, longueur réglable).
  • Année (2 ou 4 chiffres).
  • Mois (1 ou 2 chiffres).
  • Texte personnalisé (pour ajouter un tiret « -« , par exemple).
• Zone de composition (au centre): visualisez, réordonnez et supprimez les éléments du format.
• Identifiant: identifiant unique de votre document, avec choix du nombre de chiffres (1 à 4).
• Aperçu: prévisualise le prochain numéro généré.
• Paramètres de réinitialisation: configuration de la période de remise à 1.
• Numéro de départ: valeur initiale quand aucune facture n’existe encore.
• Validation: bouton “Valider” pour sauvegarder.

Règles et prérequis importants

• Mensuel: exige d’avoir l’Année en 4 chiffres ET le Mois dans le format.
  • Si ces conditions ne sont pas remplies, un message d’avertissement s’affiche et le bouton “Valider” est désactivé.
  • Il se réactive dès que vous ajoutez l’Année (4 chiffres) et le Mois.
• Annuel (année civile / exercice fiscal): exige que l’Année soit en 4 chiffres pour garantir l’unicité.
• Numéro de départ: modifiable uniquement tant qu’aucune facture n’existe dans le système.
• Notes:
  • Les numéros sont uniques par type de document (les factures ont leur séquence, les devis la leur, etc.).
  • Les documents annulés conservent leur numéro.

Pas-à-pas — Construire votre format

1. Ajouter des éléments au format
   • Faites glisser depuis la palette:
     • Année (2 ou 4 chiffres).
     • Mois (1 ou 2 chiffres).
     • Type de document (longueur 1 à 3 → “F”, “FA”, “FAC”).
     • Numéro de client.
     • Texte personnalisé.
   • Ou cliquez sur le bouton “+” pour ajouter.
2. Réordonner
   • Dans la zone de composition, utilisez les flèches gauche/droite pour déplacer les éléments.
3. Configurer l’identifiant
   • Dans la ligne “Identifiant”, choisissez le nombre de chiffres (1 à 4).
   • Par défaut: 4 chiffres → “0001”.
4. Vérifier l’aperçu
   • L’aperçu se met à jour en direct (ex: “2025-0001”).

Paramètres de réinitialisation

Dans le bloc “Paramètres de réinitialisation”, sélectionnez la période de remise à 1:

Aucune réinitialisation
La numérotation ne redémarre jamais.

Annuel (année civile)
Redémarre chaque 1er janvier

Annuel (exercice fiscal)
Redémarre à une date personnalisée.
Choisissez le mois et le jour (ex: 07-01 pour 1er juillet).

Mensuel
Redémarre chaque mois.
Requiert Année (4 chiffres) + Mois dans votre format.

Un message d’avertissement s’affiche tant que les conditions ne sont pas remplies (le bouton “Valider” est désactivé).

Numéro de départ

Si vous aviez créé des factures depuis une autre solution, vous pouvez commencer la numérotation de vos prochaines factures sur Coolbill là où vous vous étiez arrêté sur votre solution de facturation précédente.

• “Commencer à partir de” définit la première valeur de l’identifiant.
• Si des factures existent déjà, le champ est verrouillé pour éviter les conflits.

Sauvegarder

• Le bouton “Valider” est désactivé tant que:
  • Le mode “Mensuel” est sélectionné sans Année (4 chiffres) + Mois dans le format.
• Une fois valide, cliquez sur “Valider”.
• Un message de statut apparaît (en cours / succès / erreur).

Exemples de formats

• Annuel (année civile):
  • Format: Année (4) + Identifiant (4)
  • Résultat: 2025-0001, 2025-0002 → 2026-0001, 2026-0002
• Annuel (exercice fiscal 1er juillet):
  • Format: “FAC-” + Année (4) + “-” + Identifiant (4)
  • Résultat:
    • 01/07/2024 → 30/06/2025: FAC-2024-0001, FAC-2024-0002…
    • 01/07/2025 → 30/06/2026: FAC-2025-0001, FAC-2025-0002…
• Mensuel:
  • Format: Année (4) + “-” + Mois (2) + “-” + Identifiant (3)
  • Résultat:
    • Janvier 2025: 2025-01-001, 2025-01-002…
    • Février 2025: 2025-02-001, 2025-02-002…
• Sans réinitialisation:
  • Format: “FAC-” + Identifiant (5)
  • Résultat: FAC-00001, FAC-00002, FAC-00003…

Bonnes pratiques

• Inclure l’année en 4 chiffres pour tout mode annuel/mensuel.
• Ajouter le mois si vous choisissez la réinitialisation mensuelle.
• Éviter de modifier la configuration en cours d’exercice si possible.
• Utiliser un préfixe clair (ex: “FAC-”, “DEV-”) via “Type de document” ou “Texte personnalisé”.
• Ne pas renuméroter manuellement vos documents.

Dépannage

• Le mode “Mensuel” affiche un avertissement
  • Ajoutez “Année (4 chiffres)” ET “Mois” dans votre format, puis réessayez.
• Le bouton Valider est grisé
  • Vous êtes en mode Mensuel sans les éléments requis, ou une sauvegarde est en cours.
• Le numéro de départ est verrouillé
  • Des factures existent déjà. C’est normal pour garantir l’unicité.
• La numérotation ne redémarre pas
  • Vérifiez le “Mode de réinitialisation” et, si “Exercice fiscal”, la date choisie.

Remarques

• La numérotation est séparée par type (les factures ont leur propre séquence, distincte des devis, etc.).
• Les documents annulés conservent leur numéro.
• Par défaut, le format initial est: Année (4) + Identifiant (4), avec réinitialisation annuelle (année civile).