Export des documents

Introduction

CoolBill vous permet d’exporter vos factures et vos contacts dans différents formats. Vous pouvez soit télécharger les fichiers directement sur votre ordinateur, soit les envoyer automatiquement à votre comptable via le Drive comptable.

Accéder aux exports

1. Connectez-vous à votre compte CoolBill
2. Dans le menu, cliquez sur Exports

Les deux modes d’export

Lors de la première étape, vous choisissez votre mode d’export :

Export individuel (téléchargement direct)

Ce mode vous permet de générer un fichier et de le télécharger directement sur votre ordinateur. Vous choisissez un seul type d’export à la fois.

Export et envoi au comptable (Drive)

Ce mode vous permet de générer plusieurs types d’export en une seule opération et de les envoyer automatiquement dans votre Drive comptable. Votre comptable pourra y accéder via un lien de partage sécurisé.

Les types d’export disponibles

Factures de vente

• PDF : Vos factures au format PDF, prêtes à être consultées ou imprimées
• XML Peppol : Format électronique structuré (norme européenne Peppol BIS 3.0)
• Excel (XLS) : Tableau récapitulatif de vos factures

Factures d’achat

• Format original : Les factures d’achat dans leur format d’origine (recommandé)
• PDF : Vos factures d’achat au format PDF
• Excel (XLS) : Tableau récapitulatif de vos factures d’achat

Contacts

• CSV : Liste de vos contacts (clients, prospects, fournisseurs, prestataires, autres)

Comment exporter (étape par étape)

L’export se fait en 4 étapes simples :

Etape 1 — Type d’export

1. Choisissez le mode : Export individuel ou Export et envoi au comptable
2. Sélectionnez le ou les types de données à exporter

Etape 2 — Filtres

Selon le type d’export choisi :

• Pour les factures : Sélectionnez la période souhaitée. Vous pouvez choisir un trimestre prédéfini (pratique pour les déclarations trimestrielles) ou définir des dates personnalisées.
• Pour les contacts : Cochez les types de contacts à inclure (clients, prospects, prestataires, fournisseurs, autres). Vous pouvez aussi inclure les contacts archivés.

Etape 3 — Apercu

Un apercu de vos données s’affiche. Vérifiez que les informations correspondent bien à ce que vous souhaitez exporter avant de continuer.

Si aucun résultat n’apparait, vérifiez vos filtres à l’étape précédente.

Etape 4 — Export

En mode individuel

1. Cochez l’option Fusion PDF si vous souhaitez regrouper toutes les factures en un seul fichier PDF (disponible pour les exports PDF uniquement)
2. Cliquez sur Exporter
3. Une barre de progression indique l’avancement
4. Une fois terminé, cliquez sur Télécharger pour récupérer votre fichier

En mode Drive (envoi au comptable)

1. Choisissez le destinataire :
   • Sélectionnez un partage existant si vous avez déjà configuré un accès comptable
   • Ou cochez « Créer un nouveau partage » pour en créer un nouveau (email, nom, code PIN optionnel)
2. Choisissez le dossier de destination (si des dossiers existent déjà dans votre Drive) :
   • Nouveau dossier (automatique) : un nouveau dossier sera créé automatiquement
   • Ou sélectionnez un dossier existant pour y ajouter les fichiers
3. Ajoutez un message optionnel qui accompagnera l’envoi
4. Cochez Notifier le comptable par email si vous souhaitez qu’il recoive un email l’informant que de nouveaux fichiers sont disponibles
5. Cliquez sur Exporter et envoyer

Les fichiers sont générés un par un avec une barre de progression, puis envoyés dans le Drive.

Conseils pratiques

• Pour les déclarations de TVA trimestrielles, utilisez les boutons de trimestre prédéfinis pour gagner du temps
• En mode Drive, vous pouvez sélectionner plusieurs types d’export à la fois (par exemple : factures de vente PDF + Excel + factures d’achat)
• Si vous envoyez régulièrement à votre comptable, le mode Drive est plus pratique : le comptable accède toujours au même lien