Drive comptable

Introduction

Le Drive comptable est un espace de stockage en ligne intégré à CoolBill. Il vous permet de centraliser vos exports (factures, contacts) et de les partager avec votre comptable via un lien sécurisé.

Votre comptable n’a pas besoin de compte CoolBill : il accède aux fichiers directement depuis son navigateur.

Accéder au Drive comptable

1. Connectez-vous à votre compte CoolBill
2. Dans le menu, cliquez sur Exports -> Partage

Le Drive est créé automatiquement la première fois que vous envoyez un export à votre comptable depuis la page d’exports.

Les dossiers

Consulter le contenu d’un dossier

Chaque dossier contient les fichiers générés lors d’un export. Pour voir les fichiers d’un dossier :

Renommer un dossier

1. Cliquez sur la flèche a gauche du nom du dossier
2. La liste des fichiers s’affiche avec :
   • Le nom du fichier
   • La date de création
   • La taille du fichier
   • Le nombre de téléchargements (combien de fois le fichier a été téléchargé par votre comptable)

1. Cliquez sur le bouton de renommage (icone crayon) dans la colonne « Actions »
2. Saisissez le nouveau nom
3. Validez

Supprimer un fichier d’un dossier

1. Ouvrez le dossier en cliquant sur la flèche
2. Cliquez sur le bouton de suppression (icone corbeille) sur la ligne du fichier
3. Confirmez la suppression

Le fichier est définitivement supprimé. Le compteur de fichiers du dossier est mis à jour automatiquement.

Supprimer un dossier entier

1. Cliquez sur le bouton de suppression (icone corbeille) dans la colonne « Actions » du dossier
2. Confirmez la suppression

Attention : tous les fichiers contenus dans le dossier seront également supprimés.

Les partages

Un partage est un lien sécurisé que vous envoyez à votre comptable. Ce lien lui donne accès à l’ensemble du contenu de votre Drive (tous les dossiers et fichiers).

Créer un partage

1. Cliquez sur Nouveau partage
2. Renseignez les informations :
   • Email du comptable (obligatoire) : l’adresse email de votre comptable
   • Nom (optionnel) : le nom du cabinet ou du comptable, pour vous y retrouver
   • Code PIN (optionnel) : un code d’accès que votre comptable devra saisir pour consulter les fichiers. Communiquez-lui ce code séparément (par téléphone, SMS, etc.)
3. Cliquez sur Créer le partage

Un lien unique est généré. Vous pouvez le copier et l’envoyer à votre comptable.

Gérer un partage existant

Pour chaque partage, vous disposez de plusieurs actions :

• Régénérer : Génère un nouveau lien. L’ancien lien devient invalide. Utile si vous pensez que le lien a été compromis.
• Désactiver / Activer : Bloque ou rétablit temporairement l’accès sans supprimer le partage.
• PIN : Modifie ou ajoute un code PIN au partage.
• Supprimer : Supprime définitivement le partage. Le comptable n’aura plus accès.

Informations affichées pour chaque partage

• Dernière visite : La date et l’heure de la dernière consultation par le comptable
• Expire le : La date d’expiration du lien
• PIN : Indique si un code PIN est actif ou non

Comment ca fonctionne pour le comptable ?

1. Vous partagez le lien avec votre comptable (ou il le reçoit par mail)
2. Le comptable ouvre le lien dans son navigateur
3. Si un code PIN est défini, il le saisit
4. Il accède à la liste des dossiers et peut télécharger les fichiers dont il a besoin

Conseils pratiques

• Vous pouvez créer plusieurs partages (par exemple un pour votre comptable et un pour votre associé)
• Le code PIN ajoute une couche de sécurité : même si le lien est intercepté, il ne sera pas utilisable sans le code
• Pensez à vérifier régulièrement la « Dernière visite » pour vous assurer que votre comptable consulte bien les documents
• Si vous changez de comptable, désactivez ou supprimez l’ancien partage et créez-en un nouveau